Biuro ZZPN przypomina sędziom prowadzącym zawody sparingowe, że w ciągu 24 godzin od zakończenia zawodów należy przysłać zeskanowane sprawozdanie (1 i 4 strona) na adres Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.

Sędziowie zobowiązani są przysłać sprawozdanie, również w przypadku uregulowania ryczałtu po sparingu, z odpowiednią adnotacją, że zawody zostały opłacone. 

W przypadku turniejów należy przesłać informację zawierającą następujące dane: jaki to turniej, w jakich godzinach trwał, kto jest płatnikiem, oraz jaki jest dojazd. Nie jest konieczne wystawianie delegacji.